Poziom satysfakcji z realizacji inwestycji publicznych nadal zbyt często nie jest zadowalający. Dialog publiczny stwarza szanse na zmianę tego stanu, jednak tworzy także zobowiązania. Nie należy się jednak ich obawiać, gdyż korzyści mogą być znacznie większe niż nakłady na spełnienie owych zobowiązań. Dlatego warto prowadzić Dialog obywatelski w inwestycjach publicznych w pełnym cyklu życia przedsięwzięć od inicjatywy do ewaluacji. Ale najpierw warto się zastanowić, czego strony tego dialogu mogą się spodziewać na poszczególnych jego etapach w odniesieniu do etapów cyklu życia przedsięwzięcia publicznego!
Świat w którym żyjemy …
Odejście od tradycyjnego pojmowania konsultacji społecznych jako wymaganego prawem spotkania ze społeczeństwem, podczas którego prezentowane są pomysły inwestora publicznego w często dość zaawansowanej fazie, stwarza szansę na uzyskanie dodatkowych korzyści dla każdej ze stron procesu konsultacyjnego. Niestety nadal jeszcze zbyt często inwestor publiczny szuka powodów, aby spełnić wymagania formalne co do konsultacji społecznych, zamiast dostrzegać w nich realną szansę wsparcia dla swojego celu. Szukanie powodów, by nie konsultować się ze społeczeństwem lub robić to w możliwie minimalistycznej formule bez szerszej dyskusji, sprawdza się często do informacji publicznej o przedsięwzięciu traktowanej jako konsultacje społeczne. Takie podejście nie wypełnia celów i jest niezgodne z ideą jaka przyświecała pomysłodawcom możliwie szerokiego włączania społeczeństwa w proces przygotowania przedsięwzięć realizowanych na ich rzecz.
Co odróżnia Dialog obywatelski od Konsultacji społecznych ?
Aby zrozumieć różnicę pomiędzy dialogiem społecznym, czyli jedną z pełniejszych form procesu konsultacji ze społeczeństwem zamiarów inwestycyjnych, a spotkaniem informacyjnym, na którym przedstawia się w dość zaawansowanej fazie pomysł inwestora i projektanta, konieczne jest zdefiniowanie ról na scenie inwestycyjnej.
Inwestor publiczny często mylnie utożsamiany jest z Beneficjentem. Mimo iż na rzecz realizacji powierzonej mu misji udostępniane są środki publiczne oraz dotacje z zewnętrznych źródeł finansowania (np. UE), Beneficjentem, w rozumieniu przedsięwzięcia, nie jest! Jest on wyłącznie właścicielem produktu realizowanego na rzecz najlepszej możliwej obsługi potrzeb społeczeństwa! Zatem Beneficjentem, zarówno w rozumieniu dystrybucji środków, jak i celów przedsięwzięcia publicznego, jest końcowy użytkownik, czyli społeczeństwo! Zatem należy dążyć do tego, aby poznać preferencje i oczekiwania Beneficjenta i projektując rozwiązania dla najlepszej obsługi jego potrzeb, zrealizować możliwie najkorzystniejsze rozwiązanie z punktu widzenia użyteczności produktu rozumianej w trzech wymiarach: funkcjonalnym, racjonalnym i odczuwalnym. Właściciel produktu, czyli inwestor publiczny, który także często tym produktem zarządza w cyklu jego życia, powinien być wspierany przez zespół projektowy kierujący się wiedzą o potrzebach i oczekiwaniach użytkowników oraz znający uwarunkowania realizacji przedsięwzięcia. W mojej opinii klasyczne projektowanie, gdy tak opiszemy role na scenie, jest już niewystarczające. Konieczne jest prowadzenie przedsięwzięć w dążeniu opartych na projektowaniu uniwersalnym, którego podstawową cechą jest umiejętność kierowania się empatią i projektowanie doświadczeń użytkowników (odczuwalność), widząc cel jakim jest możliwie najefektywniejsza obsługa ich potrzeb przy zachowaniu racjonalności zakresu funkcjonalno-użytkowego i funkcjonalności technicznej.
Opierając cały proces nowoczesnego przygotowania przedsięwzięć, gdy uznamy, że celem jest obsługa użytkownika a nie właściciela produktu, stawia przed współczesnymi projektantami wyzwanie w postaci umiejętnego prowadzenia dialogu ze społeczeństwem w cyklu życia produktu. Dialog ten powinien rozpoczynać się na możliwie najwcześniejszym etapie przygotowania przedsięwzięcia publicznego i obejmować co najmniej czas przygotowania przedsięwzięć ich realizacji oraz pierwszą fazę eksploatacji zwaną często testowaniem efektów.
Działanie modelowe
W pierwszej fazie dialogu prowadzonego w ramach procesu inwestycyjnego, służącego obsłudze potrzeb społeczeństwa (użytkowników przestrzeni ogólnodostępnej), celem, jaki powinniśmy stawiać, jest rozpoznanie preferencji, oczekiwań i zebranie wiedzy o potrzebach i obawach przyszłych użytkowników (Beneficjentów) i lokalnej społeczności. Jest to początek Dialogu obywatelskiego w projektowaniu uniwersalnym. Aby jednak do takiego dialogu doszło i to w wymiarze najbardziej efektywnym, konieczne jest zbudowanie wspólnej płaszczyzny dialogu, czyli określenie uwarunkowań (stan istniejący) oraz przedstawienie założeń (opis zamierzenia). Jak pokazuje doświadczenie, na tym etapie dość dobrze sprawdza się formuła warsztatów kreatywnych z elementami facylitacji (por. ilustrację 1)
Ilustracja 1 Modelowy cykl Dialogu obywatelskiego w cyklu życia przedsięwzięcia. [oprac. A. Fojud]
Umiejętność słuchania a mądrość komunikowania
Jednak mądrość w dialogu publicznym nie polega tylko na wysłuchaniu, ale precyzyjnym i jednoznacznym komunikowaniu (bez niespełnialnych obietnic). Dlatego już podczas pierwszego etapu dialogu obywatelskiego, konieczne jest zaprezentowania czemu on służy (Zaczynamy od odpowiedzi na pytanie – Dlaczego?), jak będziemy realizować zapoczątkowaną relację ze społeczeństwem (odpowiedź na pytanie – Jak?) i wreszcie komunikujemy co jest naszym celem wspólnym (odpowiedź na pytanie – Po co?, Co?). Odpowiedzi te także muszą zawierać komunikat, że podczas pierwszego kontaktu w ramach dialogu chcemy stworzyć warunki dla efektywnej wymiany wiedzy i to w dwóch kierunkach (transfer wiedzy). Takie podejście stanowi podstawę dla budowy zaufania, gdyż na tym etapie najczęściej strony tego procesu raczej sobie nie ufają w pełnym tego słowa znaczeniu.
Kolejnym krokiem odpowiedzialnego Dialogu obywatelskiego jest Debata publiczna o koncepcyjnych rozwiązaniach funkcjonalno-użytkowych, podczas której inwestor publiczny przy pomocy autora koncepcji prezentuje, które z oczekiwań wyartykułowanych podczas warsztatów kreatywnych uwzględnił w koncepcji funkcjonalno-użytkowej i jakie cele osiągnięto dzięki temu dla inwestora (właściciela produktu) oraz dla beneficjenta (użytkownika). Przy czym bezsprzecznie znaczna część celów inwestora i beneficjenta nie musi być zbieżna, a rolą autora koncepcji jest zaproponować rozwiązanie satysfakcjonujące każdą ze stron. Podczas debaty publicznej (etap II dialogu obywatelskiego) konieczne jest zaprezentowanie powodów w odniesieniu do oczekiwań użytkowników, które nie zostały obsłużone lub zostały obsłużone w niepełnym zakresie. Ta część dyskusji powinna zakończyć się konsensusem i doprowadzić do zaakceptowania przez strony programu funkcjonalno-użytkowego. Program ten nie jest jednoznaczny z rozwiązaniem technicznym, gdyż ta faza przygotowania przedsięwzięcia dopiero powinna nastąpić po debacie publicznej.
Konsultacje, które dotyczą rozwiązań technicznych, a które często stanowią jednorazowy kontakt i formę konsultacji społecznych w klasycznym rozumieniu przez inwestorów publicznych zakresu procesu włączającego użytkowników w przygotowanie i realizację przedsięwzięcia publicznego następuje dopiero w etapie III dialogu obywatelskiego. Celem tego spotkania konsultacyjnego jest omówienie rozwiązań w kontekście prognozowanych efektów obsługi potrzeb z możliwie najbardziej precyzyjnym odniesieniem do wpływu zaproponowanych rozwiązań na funkcjonalność, racjonalność i odczuwalność produktu z perspektywy zarówno właściciela produktu (inwestora publicznego), jak i jego beneficjenta (interesariusze i użytkownicy).
Trzy pierwsze kroki Dialogu obywatelskiego, jeśli są przeprowadzone prawidłowo dają podstawę dla pełnego zaufania stron co do wzajemnych intencji. Dialog nie jest procesem łatwym i prostym, ale kierując się empatią, jest najbardziej efektywną formą pozyskania ambasadorów przedsięwzięcia pośród interesariuszy i użytkowników oraz wynegocjowania i uzgodnienia rozwiązań satysfakcjonujących obie strony przedsięwzięcia pomimo wielu rozłącznych celów stron dialogu, co wynika z ról, które strony pełnią w procesie i otoczenia samego procesu (uwarunkowań realizacyjnych).
Dialog publiczny a proces ewaluacji celu
Weryfikacją zaufania stron jest pełny i podtrzymywany przepływ informacji o zdiagnozowanych stanach (zadowolenie i obawy) w trakcie realizacji przedsięwzięcia. Warto na tym etapie utrzymywać dialog np. z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej czy platform społecznościowych, by zapewnić najmniej uciążliwy ale skuteczny proces wymiany informacji (Dialog obywatelski prowadzony w tle procesu realizacji przedsięwzięcia). Aktywność dotychczasowych uczestników dialogu i często mocniej aktywizującej się na tym etapie (realizacja) lokalnej społeczności i interesariuszy stwarza szansę na lepsze zarządzanie ryzykiem inwestycyjnym i doprowadzenie produktu do formy najbardziej satysfakcjonującej i użytecznej z punktu widzenia zarówno właściciela produktu, jak i jego użytkownika.
Chcąc doskonalić i upraszczać kolejne procesy inwestycyjne warto w pierwszej fazie eksploatacji utrzymać kontakt z interesariuszami (JST, NGO, Przedsiębiorcy) oraz użytkownikami by w fazie, podczas której można korygować scenariusze rozwoju i utrzymania produktu opierać się na wynikach obserwacji „Jak produkt działa? i czy działa tak jak strony się tego spodziewały. Na tym etapie często dochodzi od pełnego uświadomienia w wyniku użytkowania, jaką rzeczywistą użyteczność udało się osiągnąć w ramach przedsięwzięcia. To na tym etapie dochodzi do artykułowania zadowolenia lub braku satysfakcji co przekłada się zarówno na realną długość cyklu życia produktu, jak i rzeczywistą efektywność społeczną i ekonomiczną podjętych działań inwestycyjnych. W okresie minimum rękojmi i/lub gwarancji warto prowadzić elektroniczny dialog społeczny reagując na sygnały przy pomocy dostępnego jeszcze w ramach kontraktu Wykonawcy produktu (np. robót budowlanych) czy serwisu dostawców.
Stosowanie pełnej formy Dialogu obywatelskiego, gdy widzi się poszczególne cele, jakie można osiągnąć na kolejnych etapach przygotowania, realizacji czy pierwszej fazy eksploatacji z pewnością może poprawić jakość i użyteczność ale w znacznej mierze także przyczynia się do poprawy wizerunku inwestora publicznego, wzbogaca uczestników procesu o wiedzę i umożliwia konkurowanie efektywnością stosowanych rozwiązań, biorąc pod uwagę fakt, że konkurowanie w XXI wieku nie odbywa się na poziomie wiedzy ale na poziomie efektywności jej aplikowania, a proces wzajemnej edukacji obu stron dialogu (właściciel produktu, beneficjent) w inwestycjach publicznych powinien opierać się, co do zasady, na empatii i zaufaniu.
Wrogiem przedsięwzięcia publicznego jest zbyt długie milczenie na jego temat
Z uwagi na brak powszechności stosowania dialogu publicznego w przedsięwzięciach publicznych strony nie mają do siebie zaufania i często konflikt prowokowany jest wyobrażeniem o tym, co druga strona zrobi i zbyt częstym unikaniem kontaktu i dialogu czy pozorowaniem konsultacji społecznych, co przekłada się na nieefektywne wydawanie środków publicznych i realizację wybranych celów właściciela produktu, z pominięciem celu przedsięwzięcia publicznego, jakim jest zapewnienie użytkownikom i interesariuszom największej możliwej dostępności do obsługi ich potrzeb.
